Media Pro, base de donnée photo… (et documentaire)

Vincent un de nos lecteurs, à conçu un document que je tenais à partager ici. Il y décrit une utilisation de iView Media PRO / Expression Media / Media PRO pour organiser un travail de développement, en s’appuiyant sur les fonctions de base de données documentaire de ce logiciel (que beaucoup d’entre nous limitent à une utilisation photo). Vous pourrez demander des précisions à Vincent dont voici le site, vlanglet.com. Je lui laisse la parole.

Media PRO n’a pas été renommé « Photo PRO »… Et il faut espérer que Phase ONE n’abandonnera pas une spécificité unique de ce logiciel, présente depuis sa conception : c’est une base de données documentaire, permettant de cataloguer les types de documents les plus divers.

Consultant en informatique, j’ai eu récemment à analyser et développer des fonctionnalités d’export de données comptables depuis une application de GPAO vers le logiciel de comptabilité SAGE. Au cours de ce travail, les échanges entre l’entreprise demandeuse (appelons la PDN) et moi-même représentent 113 mails, 126 pièces jointes de divers types, et une trentaine d’appels téléphoniques. Auxquels s’ajoutent les documents que je crée, pour l’analyse, la documentation et l’application à développer.

J’utilise EM2 pour organiser ce travail, en commençant par créer un catalogue spécifique, divers dossiers pour l’analyse, le développement et la documentation, et un dossier VL<->PDN

Import automatique des documents

À chaque réception ou envoi de documents, je les sauvegarde dans le dossier VL<->PDN. Les mails sont au format .txt, et leurs pièces jointes sont enregistrées séparément. Ce dossier est mis à jour automatiquement (en vert sur la capture ci-dessous), donc tous mes documents sont importés automatiquement par Media PRO dans le catalogue :

et je les retrouve classés par type de document :

Pour la plupart d’entre eux, on dispose d’un aperçu de leur contenu tant en vue miniature comme ci-dessus, qu’en vue média plein écran, et un seul clic permet de les ouvrir dans le logiciel créateur.

Indexation du document : source et dates

Si possible aussitôt après l’import dans le catalogue, j’indique la source en fonction de l’émetteur (VL ou PDN) :

EM2 en mode Information

Puisque EM2 stocke la date de création du media, on peut lors d’un échange téléphonique croiser les recherches, par exemple retrouver en deux clics les 4 documents envoyés le 2 février :

EM2 en mode organisation.

Indexation du document : mots clés

Au besoin la sémantique de chaque document est précisée par des mots-clés :

et précisée dans le champ Description par un court texte explicatif :

Les possibilités de sélection booléennes (union ou intersection) sont alors très puissantes pour retrouver très rapidement, par exemple, un document envoyé par PDN début février concernant le journal des ventes : il faut, mais il suffit de trois clics. Je n’ai pas utilisé dans cet exemple les mots clés hiérarchiques, qui sont cependant à utiliser pour de plus gros dossiers de développement. 

Organisation du flux de travail

Cette fois j’utilise les jeux de catalogue pour suivre l’avancement du travail :

Une spécification implémentée et documentée.

Au début, tous les documents contenant une spécification sont dans le jeu « à discuter », puis ils descendent vers « validée », « à développer »… Naturellement un même document peut contenir plusieurs spécifications qui ne sont pas dans le même état, mais Media PRO autorise un même media à figurer dans plusieurs jeux de catalogue.

Hiérarchisation des dossiers

Media PRO permet facilement de transférer en une seule opération un ou plusieurs documents vers une hiérarchie de dossiers et sous dossiers, et permet de vérifier leur contenu, ou de le réorganiser :

Conclusion

Media PRO est un très puissant outil d’organisation d’un corpus complexe de documents, permettant d’accéder très rapidement à ceux qui répondent à un critère de date, d’origine, d’état d’avancement du travail, ou de contenu sémantique, grâce au thésaurus et à  la recherche full text.

On dispose immédiatement de la vue miniature des documents sélectionnés, ce qui permet de « feuilleter » rapidement ces divers documents : inutile de rouvrir quinze mails successifs pour retrouver une pièce jointe.

Bien d’autres professions pourraient utiliser Media PRO comme une base documentaire :

• Un procès repose encore sur des centaines de pièces à produire sous forme matérielle, je pense qu’un cabinet d’avocats, ou un juge, pourraient de la sorte organiser le dossier d’une affaire, avec comme seule contrainte de scanner les documents non digitalisés. Le jour du procès, l’assistant de l’avocat pourrait retrouver immédiatement la pièce à brandir sous le nez de l’accusé, ou sous celui du procureur.

• De même un projet architectural comporte de nombreux documents de toute nature, qui pourraient être organisés dans un seul catalogue Media PRO.

Pour ces professions, il existe de nombreuses solutions informatisées de base documentaire, mais avec des prix à quatre ou cinq chiffres… Espérons que la société Phase ONE dont le cœur de métier est la photo, sera consciente de la puissance de son logiciel pour gérer tout type de media, et gardera cette spécificité à l’esprit lors du développement des futures versions.